Kleinunternehmerregelung: Definition, Voraussetzungen & Tipps

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Kleinunternehmerregelung: Definition, Voraussetzungen & Tipps

Wer als Selbständiger nur vergleichsweise geringfügige Einnahmen hat, kann sich als Kleinunternehmer beim Finanzamt anmelden. Die Kleinunternehmerregelung kann gerade Existenzgründern viele Vorteile bieten, birgt jedoch auch Risiken. Was die Kleinunternehmerregelung ist, welche Voraussetzungen gelten, welche Vor- und Nachteile sie hat und wann sie infrage kommen kann, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sieht bestimmte steuerliche und bürokratische Erleichterungen für Selbständige, Freiberufler und Einzelunternehmer vor, die im Jahr ihrer Gründung beziehungsweise im betreffenden Zeitraum maximal einen Umsatz von 17.500 Euro gemacht haben. Somit richtet sich diese Option an Gründer und Selbständige, die zu Beginn ihrer selbständigen Tätigkeit ein vergleichsweise geringes Einkommen haben.

Insbesondere gehen mit der Kleinunternehmerregelung steuerliche Entlastungen einher. Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Somit entfällt auch die Notwendigkeit von Umsatzsteuervoranmeldungen. Auch auf Rechnungen darf die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden. Die Kleinunternehmerregelung ist dazu gedacht, Existenzgründern finanzielle Entlastungen zu bringen und ihre Tätigkeit zu vereinfachen.

Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, um zum Kleinunternehmer werden zu können?

Die Kleinunternehmerregelung richtet sich an selbständig tätige Personen, die noch am Beginn ihrer selbständigen Tätigkeit stehen beziehungsweise die bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Im Fokus der Regelung stehen Selbständige, die einen (noch) vergleichsweise geringen Umsatz machen. Deshalb bemisst sich die Möglichkeit, zum Kleinunternehmer zu werden, am Umsatz. Sie können sich dazu entscheiden, zum Kleinunternehmer zu werden, müssen das jedoch nicht.

Als Kleinunternehmer anmelden kannst du dich, wenn du im Jahr der Gründung oder dem vergangenen Kalenderjahr nicht mehr Umsatz gemacht hast als 17.500 Euro. Außerdem darfst du im laufenden Kalenderjahr maximal einen Umsatz von 50.000 Euro erwarten. Die Umsatzgrenze von 17.500 Euro ist bezogen auf ein Kalenderjahr zu verstehen.

Wenn du dich erst im Juni eines bestimmten Jahres selbständig gemacht hast und dann mit deiner Tätigkeit als Kleinunternehmer beginnst, bedeutet das, dass du den Zeitraum bis zum Juni des nächsten Jahres betrachten musst. Das Einkommen von zwölf Monaten ist somit relevant und nicht der Umsatz der verbleibenden sechs Monate des betreffenden Jahres.

Die Umsatzgrenze von 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr basiert auf einer Prognose des Selbständigen zu Beginn des Jahres. Wer also Anfang des Jahres davon ausgeht, dass er im Verlauf des Jahres nicht mehr Umsatz machen wird als 50.000 Euro, für den gilt auch die Kleinunternehmerregelung weiterhin. Anders verhält es sich, wenn du schon dann abschätzen kannst, dass du wahrscheinlich zu viel verdienen wirst. Dann musst du das dem Finanzamt mitteilen; du giltst dann fortan nicht mehr als Kleinunternehmer.

Wie lange hat die Kleinunternehmerregelung Bestand?

Die Kleinunternehmerregelung kommt auch nicht mehr infrage, wenn du im vorangegangenen Jahr mehr als 17.500 Euro umgesetzt hast. Umgekehrt gilt sie theoretisch so lange, wie du pro Jahr weniger als 17.500 Euro Umsatz machst.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Malte und Chiara betreiben zusammen als GbR ein kleines Café. Im ersten Jahr ihrer Gründung, 2015, haben sie einen Umsatz von 12.000 Euro gemacht – somit liegen sie innerhalb der Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung.

Im zweiten Jahr, 2016, lag ihr Umsatz bei 14.000 Euro. Auch damit gelten sie weiterhin als Kleinunternehmer. Wenn sie im laufenden Jahr maximal 50.000 Euro verdienen, bleiben sie noch für das gesamte Jahr Kleinunternehmer. Ist ihr Umsatz im laufenden Jahr sogar geringer als 17.500 Euro, können sie auch über das Jahr hinaus Kleinunternehmer bleiben. Erst, wenn ihr Umsatz im Vorjahr höher war, endet die Kleinunternehmerregelung. Danach gilt die Regelbesteuerung mit allen zugehörigen Rechten und Pflichten.

Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Der größte Vorteil der Kleinunternehmerregelung besteht darin, dass du als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig bist. Du musst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Das bedeutet auch, dass die monatlichen oder vierteljährigen Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt wegfallen. Die damit verbundene Mühe bleibt dir als Kleinunternehmer erspart, deine Buchhaltung wird erleichtert.

Da du als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig bist, darfst du auch keine Umsatzsteuer vereinnahmen. Das bedeutet, dass es dir als Kleinunternehmer nicht erlaubt ist, auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen. Für deine Kunden wird es dadurch günstiger, mit dir Geschäfte zu machen.

Als Kleinunternehmer reicht es darüber hinaus aus, wenn du eine einfache Buchführung betreibst. Auch damit sparst du Aufwand. Insgesamt betrachtet profitieren Kleinunternehmer davon, dass sie mit der Steuer weniger Arbeit haben. Die Kleinunternehmerregelung ist somit für viele Selbständige bequem, weil sie die Verwaltung der eigenen Tätigkeit erleichtert und ihnen finanzielle Entlastungen bringen kann.

Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung birgt gerade für Existenzgründer viele Vorteile. Allerdings hat sie auch Nachteile. Wie schwer diese wiegen, hängt von den individuellen Umständen ab. Dadurch, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführst, kannst du auch keine Vorsteuerbeträge geltend machen.

Nach einer regulären Besteuerung – also nicht im Rahmen der Kleinunternehmerregelung – ist es möglich, die eingenommene Umsatzsteuer mit der von dir selbst an andere gezahlten Umsatzsteuer zu verrechnen. Diese sogenannte Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst für deine Einkäufe bezahlt hast. Hast du mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen, erhältst du Geld vom Finanzamt zurück.

Bestimmte Berufsgruppen, insbesondere im kreativen Bereich, können außerdem Pauschalen in Anspruch nehmen. Sie können dann einen gewissen Prozentsatz der eingenommenen Umsatzsteuer pauschal und ohne Nachweise behalten. Auch das vereinfacht die Regelung deiner steuerlichen Angelegenheiten.

Diese Regelungen gelten auch dann, wenn die Pauschale dir mehr Geld einbringt, als es durch tatsächlich gezahlte Vorsteuer der Fall gewesen wäre. In solchen Fällen kann die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung dazu führen, dass du finanziell schlechter dastehst.

Wer hohe Kosten durch Anschaffungen hat, kann durch die Regelung Verluste machen

Auch deine Anschaffungen solltest du bedenken. Wer zu Beginn seiner selbständigen Tätigkeit hohe Kosten hat – etwa für die Erstausstattung im Büro oder das Inventar eines Ladens, oder weil er für den Verkauf von Produkten in Vorleistung gehen muss – ist oft ebenfalls besser beraten, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Die Verrechnung der selbst gezahlten mit der eingenommenen Umsatzsteuer ist ansonsten nicht möglich. Wenn du unsicher bist, ob die Kleinunternehmerregelung in deinem Fall sinnvoll ist, solltest du am besten mit einem Steuerberater darüber sprechen.

Obwohl der Verzicht auf eine Erhebung der Umsatzsteuer für bestimmte Kunden wegen des günstigeren Gesamtpreises attraktiv ist, ist er für andere Kunden genau deshalb weniger attraktiv. Privatpersonen schätzen den geringeren Preis. Bei Unternehmen kann das anders sein. Unternehmen können selbst Vorsteuerbeträge geltend machen. Wenn sie bei dir keine Umsatzsteuer zahlen müssen, können sie das jedoch nicht tun. Es kann für sie dann günstiger sein, mit jemandem Geschäfte zu machen, an den sie Umsatzsteuer zahlen müssen. Dadurch haben sie nur vermeintlich höhere Kosten.

Ein weiterer möglicher Nachteil der Regelung hängt mit deinem Image zusammen. Manche Selbständige machen sich Sorgen darum, dass sie als Kleinunternehmer weniger professionell wirken könnten. Ob das für dich ein relevanter Gesichtspunkt ist, musst du selbst entscheiden.

Für wen kann die Kleinunternehmerregelung sinnvoll sein?

Die Kleinunternehmerregelung kommt ganz generell für Selbständige infrage. Sie ist denkbar für Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kooperationen, etwa in Form einer GbR, einer (haftungsbeschränkten) Unternehmergesellschaft oder einer anderen Rechtsform. Gewerbetreibende können die Regelung ebenso nutzen wie Land- und Forstwirte – immer vorausgesetzt, dass die Bedingungen hierfür erfüllt werden.

Es hängt nicht in erster Linie von einer bestimmten Rechtsform ab, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst, sondern von deinem Umsatz. Eine Option ist die Regelung bei natürlichen Personen, Personengesellschaften und auch bei juristischen Personen.

Die Frage, ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist oder nicht, beschäftigt vor allem viele Existenzgründer. Dabei kommt es immer auf den Einzelfall und die Details der Selbständigkeit an. Eine grundsätzliche Empfehlung – Kleinunternehmerregelung Ja oder Nein – kann es deshalb nicht geben. Für den einen ist die Regelung vorteilhaft, der andere würde damit schlechtere Bedingungen in Kauf nehmen und sollte somit besser darauf verzichten.

In diesen Fällen kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen

Sinnvoll ist die Kleinunternehmerregelung vor allem dann, wenn deine Kunden Privatpersonen oder selbst Kleinunternehmer sind. Diese Zielgruppen stören sich nicht daran, wenn du auf die Erhebung von Umsatzsteuer in deinen Rechnungen verzichtest. Im Gegenteil: Sie profitieren selbst vom günstigeren Preis. Das ist bei Firmen und Unternehmen anders, weil sie keine Vorsteuer geltend machen können.

Lohnenswert kann eine Tätigkeit als Kleinunternehmer auch dann sein, wenn du im betreffenden Zeitraum keine großen Investitionen tätigen musst. Mit der Verrechnung der Vorsteuerbeträge könntest du ansonsten in vielen Fällen Geld sparen. Als Kleinunternehmer hast du diese Möglichkeit jedoch nicht, weshalb du deine individuellen Vor- und Nachteile gründlich abwägen solltest.

Eine meist gute Option ist die Kleinunternehmerregelung außerdem für Gewerbetreibende, die ihr Gewerbe nur nebenberuflich ausüben. Wenn du hingegen hauptberuflich selbständig bist, wirst du die Regelung als Kleinunternehmer vermutlich ohnehin nur kurz nutzen können. Sofern du von deinen Einnahmen leben können musst, bist du meist darauf angewiesen, im Rahmen deiner selbständigen Tätigkeit mehr zu verdienen als 17.500 Euro im Jahr.

Eine Tätigkeit als Kleinunternehmer kann bei der Überbrückung helfen

Du solltest dennoch prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung zur Überbrückung eine gute Option für dich wäre, bis du solide Einnahmen verzeichnen kannst. Achte jedoch darauf, es rechtzeitig dem Finanzamt zu melden, wenn du höhere Einkünfte erwartest, als im Rahmen der Kleinunternehmerregelung erlaubt sind.

Eine Nachzahlung von Umsatzsteuer kann teuer werden, außerdem musst du deine Rechnungen nachträglich korrigieren. Solchen Ärger vermeidest du, indem du deine Finanzen im Blick behältst und so rechtzeitig bemerkst, wenn du bald nicht mehr als Kleinunternehmer giltst und somit andere Steuerregelungen für dich gelten.

Wie meldet man sich als Kleinunternehmer an?

Viele Kleinunternehmer nutzen die Kleinunternehmerregelung gleich zu Beginn ihrer selbständigen Tätigkeit. Das ist naheliegend, denn genau das ist der Zeitraum, in dem du in der Regel noch deutlich weniger Einnahmen hast. Du kannst dich bei der Anmeldung beim Finanzamt als Kleinunternehmer melden.

Das geht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du als angehender Selbständiger ohnehin ausfüllen musst. Du kannst dich in diesem Fragebogen jedoch auch dagegen entscheiden, die Option in Anspruch zu nehmen – selbst dann, wenn du voraussichtlich Einnahmen unter 17.500 Euro haben wirst. In jedem Fall wirst du hier gebeten, eine Auswahl zu treffen.

Alternativ kannst du die Kleinunternehmerregelung jedoch auch später beanspruchen. Hast du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bereits beim Finanzamt abgegeben, reicht auch ein formloses Schreiben an die Behörde, um dich als künftigen Kleinunternehmer anzumelden. Du kannst die Kleinunternehmerregelung dann im folgenden Jahr in Anspruch nehmen, sofern du die nötigen Voraussetzungen hierfür mitbringst.

Bei deiner Entscheidung, ob du als Kleinunternehmer tätig sein solltest oder lieber nicht, solltest du bedenken, dass diese Entscheidung Konsequenzen hat: Entscheidest du dich gegen die Kleinunternehmerregelung und für die Regelbesteuerung, bist du daran fünf Jahre gebunden. Umgekehrt gilt das nicht; als Kleinunternehmer kannst du dem Finanzamt jederzeit formlos mitteilen, dass du regulär besteuert werden und somit auf eine Tätigkeit als Kleinunternehmer verzichten möchtest.

Was passiert, wenn die Umsatzgrenze überschritten wird?

Früher oder später stellen sich die meisten Kleinunternehmer die Frage, was passiert, wenn sie die Umsatzgrenze überschreiten. Hierbei kommt es darauf an, wann und in welchem Ausmaß du mehr verdient hast als das, was als Kleinunternehmer zulässig wäre.

Du solltest zu Beginn jedes Jahres kritisch prüfen, ob du die Voraussetzungen für eine weitere Tätigkeit als Kleinunternehmer voraussichtlich noch erfüllen, das heißt nicht mehr als 50.000 Euro verdienen wirst. Ist schon abzusehen, dass das nicht klappen wird, solltest du das dem Finanzamt sobald wie möglich mitteilen.

Es reicht nicht, dass du im letzten Jahr nicht mehr als 17.500 Euro verdient hast. Die Kleinunternehmerregelung ist nur eine Option, wenn du im laufenden Jahr mutmaßlich unter einem Umsatz von 50.000 Euro bleiben wirst. Ist das nicht gegeben, gilt die Regelbesteuerung. Du musst dann Umsatzsteuer zahlen, Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abgeben und Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Nachträgliche Steuerschuld kann für Ärger sorgen

Wenn du erst im Verlauf des Jahres feststellst, dass du wahrscheinlich doch einen höheren Umsatz als eigentlich erlaubt machen wirst, ändert sich dadurch in der Praxis meist trotzdem nichts – für das laufende Jahr. Im neuen Jahr unterliegst du dann der Regelbesteuerung mit allem, was dazugehört. Falls sich gravierende Abweichungen über die erlaubten 50.000 Euro Umsatz hinaus ergeben, kann das jedoch problematisch sein. In jedem Fall gilt: Sprich mit dem Finanzamt. Meist findet sich eine Lösung, die für beide Seiten akzeptabel ist.

Je früher du weißt, woran du bist, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass du nachträglich Umsatzsteuer abführen und schon ausgestellte Rechnungen korrigieren musst. Letzteres ist meist ohnehin gar nicht ohne Weiteres möglich. Gerade, wenn deine Kunden Privatpersonen sind, hast du wahrscheinlich schlechte Karten, weil private Kunden derart korrigierte Rechnungen meist nicht akzeptieren.

Anders als Unternehmen können sie die geforderte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Wenn du deine Kunden nachträglich aufforderst, mehr zu zahlen, riskierst du Ärger und einen schlechten Ruf. Es ist schließlich deine Verantwortung, sicherzustellen, dass deine Rechnungen korrekt ausgestellt sind und es später nichts mehr daran zu ändern gibt.

In der Regel musst du zwar keine Angst haben, dass dir das Finanzamt deinen Status als Kleinunternehmer rückwirkend bezogen auf das Vorjahr aberkennt. Wenn du jedoch erst bei deiner Steuererklärung im Juli des folgenden Jahres feststellst, dass du im Vorjahr mehr als 17.500 Euro verdient hast, unterliegst du dadurch allerdings im gesamten laufenden Jahr – von Januar an – der Regelbesteuerung. Etwaige Steuerschuld musst du dann nachzahlen.

Du solltest außerdem bedenken, dass das Finanzamt dir nicht gesondert mitteilt, dass du künftig kein Kleinunternehmer mehr sein wirst. Es liegt an dir, zu prüfen, ob die Voraussetzungen noch erfüllt sind, und falls nicht, entsprechend zu agieren, indem du Umsatzsteuer berechnest und rechtzeitig deine Umsatzsteuervoranmeldungen abgibst.