Zahlungserinnerung: Muster / Vorlagen, Beispiele & Tipps

Als Selbständiger wirst du früher oder später mit Kunden zu tun haben, die ihre Rechnung nicht bezahlen – oder zumindest erst nach erneuter Zahlungsaufforderung. Mit einer Zahlungserinnerung gibst du diesen Kunden die Gelegenheit, die Forderungen zu begleichen, ohne gleich ein Mahnverfahren einzuleiten. In diesem Beitrag erfährst du, wie du freundlich, aber bestimmt an offene Posten erinnerst und welche Schritte dir darüber hinaus offenstehen. Mit kostenlosen Mustern.

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Der Kunde zahlt nicht – was tun?

Egal, ob du Produkte anbietest oder Dienstleistungen: Als Selbständiger gehst du mit deiner Arbeit in der Regel in Vorleistung. Nur was, wenn du zwar rechtzeitig lieferst, aber deine Kunden ihren Teil nicht beitragen, indem sie deine Dienste auch bezahlen? Dann musst du die Zahlung in Form einer höflichen Zahlungserinnerung anmahnen.

Viele Selbständige haben diesbezüglich Vorbehalte, vor allem, wenn es um wichtige Kunden geht. Schließlich möchte man den Kunden oder Geschäftspartner nicht verprellen. Dabei ist es nur legitim, dass du dein Geld einforderst, denn die Leistung hast du bereits erbracht. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung?

Das ist prinzipiell dir überlassen. Normalerweise bietet es sich jedoch an, wenige Wochen – etwa zwei – verstreichen zu lassen, bevor du eine Mahnung verschickst. Erst nach dieser Zeit kannst du davon ausgehen, dass die Zahlungspflicht vergessen wurde und du den Betrag ohne Erinnerung vermutlich nicht bekommen wirst.

Formelle Zahlungserinnerung oder einfache Nachricht?

Wenn du eine bisher ausgebliebene Zahlung anmahnen möchtest, kannst du das auf verschiedene Art und Weise tun. In diesem Zuge musst du entscheiden, ob du eine formelle Nachricht in Form eines Briefs aufsetzen möchtest oder eine informelle Erinnerung bei dem betreffenden Kunden vermutlich ausreicht. Dabei kommt es auch darauf an, wie das Verhältnis zwischen dir und dem Kunden ist. Arbeitet ihr etwa regelmäßig zusammen und der Kunde hat bisher immer bezahlt, liegt es nahe, dass die Rechnung versehentlich nicht bezahlt wurde.

Wenn das anzunehmen ist, kann es besser sein, nur eine informelle Nachricht zu schicken. Mit einer zu förmlichen Nachricht könntest du solche Kunden vor den Kopf stoßen. Wähle immer das am wenigsten formelle Mittel, um an den offenen Posten zu erinnern. Falls der Kunde auch dann nicht reagiert, kannst du immer noch einen förmlichen Brief verschicken. Vorher kannst du auch kurz anrufen, wenn du den Kunden gut kennst, oder eine E-Mail schicken. Beim Versand einer Mail empfiehlt es sich, die eigentliche Rechnung noch einmal beizufügen. So hat der Kunde alle nötigen Zahlungsdetails.

Wie schreibt man eine Zahlungserinnerung?

Das Formulieren einer Zahlungserinnerung fällt vielen Selbständigen schwer. Sie möchten in ihrer Nachricht nicht suggerieren, dass der Kunde absichtlich nicht gezahlt hat, und ihn nicht verärgern. Deshalb ist bei der Wahl der richtigen Worte Fingerspitzengefühl gefragt. Eine freundliche Bitte um Zahlung, bei der du davon ausgehst, dass der Kunde nicht absichtlich noch nicht bezahlt hat, hilft dir in solchen Fällen weiter.

Schreibe dem Kunden eine nette Erinnerung. Wie formell, informell oder sogar kreativ diese ausfällt, hängt von deinen Präferenzen und deinem Verhältnis zum Kunden ab. Kreative Mahnungen können eine Möglichkeit sein, das Ganze mit Humor anzugehen. Überlege jedoch gut, ob sich eine witzige Zahlungserinnerung in dem betreffenden Fall eignet. Außerdem solltest du sie nicht mehrfach an dieselbe Person verschicken – wenn das Geld nach der Mahnung immer noch nicht auf deinem Konto ist, verschickst du besser einen förmlichen Brief.

In deiner Mahnung kannst du eine Frist nennen, bis zu der der Kunde die offene Summe beglichen haben soll. Du kannst diese Frist auch weglassen. Vor allem dann, wenn du glaubst, dass die Rechnung nur übersehen wurde, ist sie oft nicht nötig. In anderen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Frist zu setzen.

Damit setzt du den Schuldner in Verzug. Falls der Kunde beharrlich nicht zahlt und du weitere Schritte gegen ihn einleiten musst, bist du damit auf der sicheren Seite. Allerdings kann der Kunde zu diesem Zeitpunkt auch schon in Verzug geraten sein, wenn nämlich die ursprüngliche Rechnung bereits eine Zahlungsfrist enthielt.

Die Frist kannst du frei wählen. Lasse dem Kunden ausreichend Zeit für die Überweisung, ohne ihm jedoch zu viel Zeit zu gewähren. Wenn du die Frist weglässt, riskierst du, dass der Kunde die Zahlungserinnerung als nicht dringlich empfindet und wieder nicht bezahlt.

Im Folgenden findest du einige Muster, die dir Inspiration für die Formulierung einer Zahlungserinnerung liefern können – von formell über informell bis kreativ.

Muster für eine informelle Zahlungserinnerung

„Liebe Frau Mustermann,

für die am [Datum] erbrachte Leistung habe ich leider noch keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen können. Sicher haben Sie dies übersehen. Ich bitte Sie deshalb, die Zahlung möglichst bald nachzuholen.

Vielen Dank im Voraus.

Viele Grüße
Sabine Mustermann“

Muster für eine formelle Zahlungserinnerung

„Sehr geehrter Herr Mustermann,

für die am [Datum] ausgestellte Rechnung habe ich leider noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Bitte begleichen Sie den offenen Betrag in Höhe von [Betrag] durch Überweisung auf mein Konto bei der [Bank], IBAN: [IBAN], BIC: [BIC] bis zum [Datum].

Sollten Sie den fälligen Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
Heinz Mustermann“

Muster für eine formelle Zahlungserinnerung

„Sehr geehrte Damen und Herren,

leider konnte ich bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] auf meinem Konto feststellen. Ich erlaube mir deshalb, Sie an die Begleichung des offenen Betrags in Höhe von [Betrag] zu erinnern.

Ich erwarte Ihren Zahlungseingang bis zum [Datum] auf das genannte Konto.

Falls Sie den Betrag zwischenzeitlich überwiesen haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüße
Franz Muster“

Muster für eine kreative Zahlungserinnerung

„Sehr geehrte Frau Muster,

wir hoffen, dieses Schreiben findet Sie, während Sie auf Ihrem neuen Sofa die Füße hochlegen. Gerne haben wir Ihnen dieses Sofa geliefert und aufgebaut. Leider haben wir dies bisher unentgeltlich getan. Zwar lieben wir unseren Job, doch auch wir müssen unsere Familien ernähren. Tun Sie uns deshalb einen Gefallen: Schicken Sie das beiliegende Formular an uns zurück. Oder Sie machen es uns beiden einfacher und begleichen einfach den offenen Betrag in Höhe von [Betrag] durch Überweisung auf unser Konto.

Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Tag und senden Ihnen freundliche Grüße
i.A. Sabine Mustermann

Beiliegendes Formular – bitte kreuzen Sie an:
– Da habe ich ja nun gerade wirklich keine Zeit für. Ich überweise in den nächsten Tagen!
– Tolles Sofa, aber auch ganz schön teuer… Im nächsten Monat bin ich wieder flüssiger, dann kann ich die Rechnung immer noch begleichen.
– Schon gut, ich habe doch längst bezahlt!
– Ich wusste, da war noch was… Sie bekommen Ihr Geld, ich überweise gleich.“

Immer noch keine Zahlung? Mögliche nächste Schritte

Falls der säumige Kunde auch nach deiner Zahlungserinnerung nicht zahlt, kannst du eine erneute Mahnung schreiben. Es ist prinzipiell dir überlassen, wie viele Zahlungserinnerungen du verschickst. Wenn jedoch ersichtlich ist, dass der Kunde nicht vorhat, zu zahlen, ist es sinnvoller, ein Inkassounternehmen einzuschalten. Ein Inkasso-Service kümmert sich dann darum, das Geld für dich einzutreiben. Du kannst dich wieder deiner eigentlichen Arbeit widmen.

Im weiteren Verlauf kann es auch nötig sein, einen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht zu beantragen. Das Gericht schickt den Mahnbescheid dann an den Schuldner. Dieser hat anschließend zwei Wochen Zeit, dem Bescheid zu widersprechen oder aber den Mahnbescheid anzuerkennen und die Rechnung zu bezahlen. Geht in der Frist immer noch keine Zahlung ein, wäre ein Vollstreckungsbescheid der nächste mögliche Schritt.