Telefoninterview: Ablauf, Fehler & Tipps

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Telefoninterview: Ablauf, Fehler & Tipps

Bewerbung abschicken, zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, eine Zusage (oder Absage) erhalten: So einfach läuft der Bewerbungsprozess inzwischen in vielen Fällen nicht mehr ab. Nicht nur aufwendige Personalauswahl-Verfahren wie Assessment Center sind beliebt. Auch das Telefoninterview, das dem eigentlichen Bewerbungsgespräch vorgeschaltet wird, wird von vielen Arbeitgebern genutzt. In diesem Artikel erfahren Bewerber, wie das Telefoninterview abläuft, worauf es dabei ankommt und welche Fehler sie vermeiden sollten.

Das Telefoninterview: Erstes Kennenlernen schon vor dem Vorstellungsgespräch

Bei Bewerbern sorgt die Einladung zu einem Telefoninterview meist nicht für Freude. Das Telefongespräch mit dem möglichen Arbeitgeber ersetzt schließlich das Vorstellungsgespräch nicht, sondern stellt vielmehr eine zusätzliche Hürde dar. Nur, wer im telefonischen Gespräch überzeugt, kommt eine Runde weiter – und wird damit zum Vorstellungsgespräch eingeladen.

Viele Arbeitgeber halten hingegen viel vom Telefoninterview. Sie können damit eine fundiertere Vorauswahl an aussichtsreichen Bewerbern treffen. In einem kurzen Gespräch können sie dem Kandidaten unverbindlich auf den Zahn fühlen. Sie erhalten einen klareren Eindruck von dessen Eignung – fachlich wie persönlich –, als wenn sie nur dessen Unterlagen als Anhaltspunkt hätten. Auch mögliche Fragen können rasch beantwortet werden.

Ein solches Telefongespräch spart außerdem Zeit und Kosten. Das Telefoninterview ist in der Regel kürzer als ein Bewerbungsgespräch vor Ort, es muss kein Raum frei sein und es sind meist auch weniger Gesprächspartner beteiligt.

Nicht nur für Unternehmen, auch für Bewerber kann ein Telefoninterview nützlich sein. Auch der Bewerber erhält schließlich einen ersten Eindruck vom möglichen Arbeitgeber – und bekommt ein besseres Gefühl dafür, ob es wirklich passen könnte. Wer schon telefonisch mit einem Gesprächspartner Kontakt hatte, ist außerdem häufig weniger nervös, wenn das eigentliche Vorstellungsgespräch ansteht.

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Ein Telefoninterview findet vor einem möglichen Bewerbungsgespräch statt. Die Einladung hierzu kommt in vielen Fällen per E-Mail, allerdings kann es auch sein, dass die Personalverantwortlichen die Einladung zum Telefoninterview mit einem Anruf überbringen. Meist schlägt der Personaler einen konkreten Termin für das Telefongespräch vor. Wem es zu diesem Zeitpunkt nicht passt, der sollte sich zeitnah zurückmelden und um einen alternativen Termin bitten. Bewerber können auch selbst einen Termin vorschlagen.

Ein spontanes Telefoninterview ist die Ausnahme. Wer angerufen und gefragt wird, ob er einen kurzen Moment Zeit hat, der darf ruhig Nein sagen. Begründen Sie, warum es Ihnen gerade nicht passt, oder sagen Sie höflich, dass Sie gerade keine Zeit haben, und machen Sie einen anderen Gesprächstermin aus. Dafür spielt keine Rolle, ob Sie gerade wirklich keine Zeit haben oder nicht. Sich vorbereiten zu wollen ist verständlich und kann über den Erfolg des Gesprächs entscheiden.

Das Telefoninterview ist meist nicht sonderlich lange. Es dauert oft nur eine Viertelstunde oder eine halbe Stunde. Es kann jedoch auch länger dauern. Das Telefoninterview ist ähnlich strukturiert wie ein reguläres Vorstellungsgespräch. Meist stellt sich der Gesprächspartner zuerst vor und dann ist der Bewerber an der Reihe mit einer eigenen Selbstpräsentation. Im Anschluss geht es in der Regel um die Stelle und die damit verbundenen Anforderungen. Der Kern des Gesprächs sind Fragen an den Bewerber, die denen im Vorstellungsgespräch meist sehr ähneln. Auch der Bewerber hat die Gelegenheit, seinerseits Fragen zu stellen.

Zum Schluss des Telefonats thematisiert der Gesprächspartner meist organisatorische Fragen. Er erklärt dem Bewerber, wie der weitere Ablauf geplant ist und wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann.

Tipps für Bewerber: So überzeugen Sie im Telefoninterview

Damit das Telefoninterview zum Erfolg wird, ist die richtige Vorbereitung in vielen Fällen entscheidend. Dabei sollten sich Bewerber so vorbereiten, als ginge es bereits um das eigentliche Vorstellungsgespräch. Wer typische Fragen schon kennt und sich eine grobe Antwort zurechtgelegt hat, wird nicht auf dem falschen Fuß erwischt. Das können etwa Fragen nach Stärken, Schwächen, der Eignung und der Motivation sein. Auch Stressfragen sollten Bewerber kennen – und sich im eigentlichen Gespräch davon nicht aus der Ruhe bringen lassen.

Auch eine kurze Selbstpräsentation sollte der Bewerber flüssig formulieren können. Hier ist keine Rezitation des kompletten Lebenslaufs gefragt, sondern vielmehr die Essenz dessen, was den Bewerber ausmacht. Was sind die wichtigsten Punkte, die der Gesprächspartner über den Bewerber kennen sollte? Was macht den Bewerber aus? Welche Erfolge waren besonders wichtig? Und wo möchte der Bewerber hin? Diese Aspekte geben Bewerbern eine Richtschnur für das Zurechtlegen einer individuellen Selbstdarstellung.

Informationen über den möglichen Arbeitgeber sammeln

Zur gründlichen Vorbereitung auf das Telefonat gehört es auch, sich möglichst umfangreiche Informationen über die Stelle, das Unternehmen und, wenn möglich, den Gesprächspartner zu verschaffen. Die Webseite des Unternehmens gibt ebenso Aufschluss – etwa über die Philosophie und das Team – wie eine generelle Recherche im Internet. Über ein großes Unternehmen finden sich häufig auch viele Artikel und Meldungen.

Bewerber sollten sich vor dem Telefoninterview noch einmal mit ihren eigenen Bewerbungsunterlagen vertraut machen und die Stellenanzeige erneut lesen. Wer die Anforderungen des möglichen Arbeitgebers vor Augen hat, kann sich besser als Kandidat präsentieren, der diese Voraussetzungen erfüllt. Er weiß auch bei Fragen eher, welcher Schwerpunkt am ehesten überzeugt.

Auch eigene Fragen sind wichtig. Überlegen Sie sich vorab, was Sie wissen möchten. Einige Fragen sollten es schon sein – schon allein, weil Sie damit Interesse zeigen.

Die richtige Umgebung für das Telefongespräch

Für das Gespräch sollte der Bewerber eine ruhige Umgebung wählen, in der er nicht gestört wird. Auch Lärm sollte im Hintergrund nicht zu hören sein. Es kann sinnvoll sein, sich elegant zu kleiden. Zwar sieht Sie niemand – es sei denn, es handelt sich um ein Video-Gespräch –, jedoch wirkt sich das, was Sie tragen, darauf aus, wie Sie sich geben. Wenn Sie in Jogginghose und altem Sweatshirt telefonieren, verhalten Sie sich womöglich anders, als wenn Sie ein Kostüm und hohe Schuhe tragen.

Ein bereitgestelltes Glas Wasser ist nützlich, um die Stimme geschmeidig zu halten. Auch die eigenen Bewerbungsunterlagen und die Stellenausschreibung sollten bereit liegen, ebenso ein Blatt Papier und ein (funktionierender!) Stift für Notizen und Rückfragen.

Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden und antworten Sie auf Fragen weder zu ausschweifend noch zu kurz angebunden. Je eher ein echtes Gespräch entsteht, desto besser. Nehmen Sie sich ruhig Zeit für Ihre Antworten und lassen Sie sich von Stressfragen nicht aus der Ruhe bringen.

Bewerber sollten auf eine aufrechte Körperhaltung achten. Auch häufiges Lächeln ist sinnvoll. Auch, wenn das niemand sieht: oft hört man es an der Stimme. Und Sie selbst sind womöglich positiver eingestellt.

Diese Fehler sollten Bewerber vermeiden

Ein Telefoninterview birgt Fallstricke, die dem Erfolg des Bewerbers entgegenstehen können. Ein Fehler wäre es etwa, das Interview nicht sonderlich ernst zu nehmen. Zwar findet das Telefongespräch in einem weniger formellen Rahmen statt als ein Vorstellungsgespräch. Das heißt aber nicht, dass Sie sich auch weniger förmlich geben sollten. Ob Sie in die nächste Auswahlrunde kommen, hängt davon ab, ob Sie im Telefoninterview überzeugen.

Eine mangelnde Vorbereitung kann der Grund dafür sein, dass der Bewerber keinen besonders guten Eindruck bei seinem Gesprächspartner hinterlässt. Wer sich auf Fragen nicht vorbereitet hat, nicht weiß, was es über ihn zu erzählen gibt und auch selbst keine Fragen stellt, kann sich damit selbst aus dem Rennen befördern. Ein solcher Bewerber kommt auch eher ins Stottern und formuliert seine Antworten weniger flüssig.

Auch Höflichkeit ist wichtig: Bewerber sollten den Gesprächspartner nicht unterbrechen oder anderweitig unhöflich auftreten. Sympathie ist ein nicht unwesentlicher Faktor bei der Entscheidung für oder gegen einen Kandidaten.